Propriétaires : comment procéder à la régularisation des charges ?

régularisation charges locatives

Chaque année, vous devez régulariser les charges payées par votre locataire. Cela revient à comparer les sommes déjà perçues (les provisions) avec le montant réel, pour ensuite demander à l’occupant de votre bien de vous régler la différence. Mais comment faire pour calculer ces fameuses charges ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? On vous explique quelles sont les charges récupérables et comment faire le calcul.

Rappel sur les charges locatives en bail nu ou meublé

Chaque mois, votre locataire vous paie un loyer mais aussi des charges. Ces dernières peuvent prendre différentes formes, selon le type de bail. En location vide, la question ne se pose pas. Les charges sont forcément au réel et feront l’objet d’une régularisation chaque année. En revanche, dans le cadre d’un contrat meublé, vous pouvez choisir entre les charges au réel ou forfaitaires. Les charges au forfait ne seront pas régularisées. Dans ce cas, le bailleur ne pourra pas demander à l’occupant de lui rembourser la différence si les charges versées ne couvrent pas les dépenses réelles. À l’inverse, le locataire n’aura pas non plus la possibilité de recevoir un remboursement et/ou de demander des justificatifs.

Bon à savoir : lors de la rédaction de votre bail meublé, il est important d’inscrire dans le contrat le type de charges : réelles ou forfaitaires.  

Les charges récupérables : qu’est-ce que c’est ?  

La location est encadrée par de nombreux textes de loi. Cela permet de maintenir de bonnes relations entre le bailleur et l’occupant, grâce à des informations précises. Pour ce qui est des charges récupérables, on peut donc en retrouver la liste complète dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. Il s’agit des postes de dépenses suivants :

  • Les frais liés aux ascenseurs et monte-charges (électricité, entretien courant…),
  • L’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes,
  • Les installations individuelles de chauffage et production d’eau chaude (exploitation, entretien courant, menues réparations…),
  • Toutes les dépenses en lien avec les parties communes intérieures (produits d’entretien, électricité, frais de personnel…),
  • Les dépenses pour les espaces extérieurs (espaces verts, aires de jeux, aires de stationnement…),
  • L’hygiène (sacs en plastique, entretien et vidange des fosses…),
  • Les équipements divers du bâtiment (ramonage des conduits de ventilation, entretien des dispositifs d’ouverture et des interphones…),
  • Impositions et redevances (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage…).

Comment calculer la régularisation des charges ?

Chaque année, dès que vous recevez le décompte annuel de votre syndic, vous devez procéder à la régularisation des charges. Pour ce faire, plusieurs règles à respecter :

  • Vous devez prévenir le locataire un mois avant ;
  • Les justificatifs devront être à sa disposition pendant six mois ;
  • Les charges dues depuis plus de trois ans ne peuvent plus être régularisées.

Pour le calcul, il vous suffira de prendre votre relevé annuel et d’additionner tous les montants des charges récupérables. N’oubliez pas d’ajouter ensuite la taxe d’ordure ménagère. Comparez le montant obtenu avec les sommes déjà versées par votre locataire. Selon le résultat, vous devrez lui rembourser la différence ou bien lui demander le reste à payer. Pour un logement situé dans un immeuble en copropriété, pensez à annexer au courrier le détail du mode de répartition entre les locataires ainsi qu’un document qui précise les modalités de calcul pour les charges de chauffage et de production d’eau chaude.

Que faire en cas de départ du locataire avant la régularisation ?

Lorsque le locataire quitte le logement en cours d’année, le bailleur devra attendre l’arrêté annuel des comptes. Il a alors le droit de conserver une partie du dépôt de garantie (au maximum 20%) [ Lire aussi Tout savoir sur la restitution du dépôt de garantie d’un locataire ] jusqu’à la régularisation des charges. Il adressera ensuite à l’ancien occupant le décompte des charges réelles et restituera le solde (déduction faites des retenues éventuelles) au plus tard un mois après l’approbation définitive des comptes de l’immeuble.

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Ancien avocat au Barreau de Paris, Co-fondateur de Click&Rent

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